I. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một chương trình ứng dụng, là công cụ giúp người làm kế toán thực hiện một cách tự động, nhanh chóng và chính xác các thao tác ghi chép, tính toán, tổng hợp, kết xuất số liệu dựa trên phần mềm kế toán, nhập liệu do kế toán cung cấp. Giúp ghi sổ kế toán, nhật ký công ty, khai thuế, thu nợ, xử lý tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng có thể giúp các công ty lập báo cáo tài chính và dự báo dòng tiền khi cần thiết.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ từ đơn giản đến chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn.
II. 10 lợi ích cho việc sử dụng phần mềm kế toán
1. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Khi sử dụng phần mềm kế toán, kế toán không cần phải ghi chép thủ công vào các sổ sách nào cả. Phần mềm kế toán sẽ được thiết lập các công thức tính toán như tính phân bổ, giá thành, công thức lên báo cáo (cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh….) và lên sổ như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết..…. giúp kế toán tiết kiệm được thời gian ,cập nhật số liệu kịp thời khi nhà quản trị cần. Chẳng hạn khi kế toán nhập phiếu chi lương (nợ 334, có 111) phần mềm sẽ lên sổ chi tiết tiền mặt, chi tiết TK 334
Khi sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được các chi phí như chi phí in ấn, chi phí mua sổ sách ghi chép, chi phí nhân lực, chi phí đi lại..v..v..
2. Tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng
Phần mềm kế toán giúp kế toán lên báo cáo, lên sổ một cách nhanh chóng, kịp thời. Việc tra cứu cũng trở nên dễ dàng hơn, khi muốn tra cứu thông tin sản phẩm hay khách hàng hoặc tra cứu hóa đơn nó cũng thuận tiện và tiết kiếm thời gian hơn so với việc bạn ngồi tìm từng loại sổ sách hay loại chứng từ.
3. Tính chính xác cao
Kế toán là một công việc đòi hỏi độ chính xác cao nên khi ghi chép sổ sách bằng tay, nếu kế toán ghi chép sai thì tất cả các sổ sách hay báo cáo tài chính đều sai. kế toán phải rất mất thời gian trong việc tìm kiếm lỗi sai ở chứng từ hay sổ sách nào, trường hợp xấu nhất là có thể làm lại từ đầu
Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu báo cáo theo dữ liệu đầu vào, đầu ra kế toán cung cấp, đồng thời hỗ trợ đối chiếu, kiểm soát và xử lý thừa, thiếu, sai sót.
Kế toán viên có thể tạo dữ liệu khi nhà quản trị cần, cung cấp dữ liệu chính xác trong một khoảng thời gian ngắn. Giúp phân tích nhanh chóng tình hình tài chính của doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau.
4. Lưu trữ số sách, dữ liệu trong thời gian lâu dài
Phần mềm kế toán giúp lưu trữ dữ liệu lâu dài, lưu trữ tối thiểu là 5 hoặc 10 năm tùy vào loại chứng từ, sổ sách. Với khả năng sao lưu dữ liệu theo định thời: ngày, tháng, năm hoặc bất kỳ thời điểm nào bạn muốn, giúp cho dữ liệu của công ty được an toàn dễ dàng khôi phục khi gặp sự cố: hỏng máy tính, bị virus mã hóa. Phần mềm kế toán có khả năng lưu trữ dữ liệu dựa trên công nghệ điện toán đám mây (lưu trữ trực tuyến); giúp việc lưu trữ dữ liệu an toàn hơn và mở ra khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
5. Tổng hợp xử lí số liệu kịp thời, nhanh chóng
Khi có sự giúp đỡ của phần mềm kế toán, kế toán sẽ không phải thủ công ghi chép chứng từ, lên sổ chi tiết, lên báo cáo, số liệu ít sai xót. Việc tổng hợp lên báo cáo, lên sổ chi tiết sẽ không mất thời gian, nâng cao hiệu quả công việc
Khi có sai xót về chứng từ hay sổ sách, việc sửa cũng dễ dàng hơn, kế toán chỉ cần sửa chứng từ, thì các sổ sách sẽ tự động cập nhật bên sổ sách, kế toán tiết kiệm được thời gian
6. Việc chuyển giao công việc không gặp rắc rối
Khi sử dụng phần mềm kế toán, việc chuyển giao công việc khi thay đổi nhân sự trở nên thuận lợi hơn. Kế toán mới chỉ cần sử dụng tài khoản của kế toán cũ, như vậy kế toán mới đã có thể nắm bắt được số liệu công ty, dễ dàng trong công việc như rà soát chứng từ, sổ sách….
7. Đơn giản hóa công tác thuế
Nhờ có phần mềm kế toán, công tác thuế trở nên dễ dàng thuận tiện hơn. Phần mềm kế toán giúp hỗ trợ kiểm tra các lần nộp thuế. Từ các số liệu được cung cấp, phần mềm tự động xử lí, lên báo cáo thuế, sổ chi tiết nhanh chóng chính xác
Khi có thanh tra thuế, việc kiểm tra cũng dễ dàng hơn, nhờ có phần mềm kế toán, kế toán viên cung cấp số liệu, báo cáo chính xác, kịp thời, không bị mất thời gian
Phần mềm kế toán luôn theo dõi cập nhật kịp thời các quy định mới nhất của Tổng cục thuế, kế toán không lo kê khai thuê phải quy định cũ khi quy định mới. Đặc biệt, kế toán có thể kê khai thuế ngay trên phần mềm
8. Lên báo cáo và xuất BCTC dễ dàng
Một trong những lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán là khả năng lên báo cáo. Kế toán có thể tạo báo cáo trong vài giây, chỉ trong vài thao tác, kế toán đã có một báo cáo theo thời gian mong muốn như báo cáo theo tháng, theo kỳ, theo năm . Báo cáo được lập ra cực kì chính xác với các dữ liệu đầu ra đầu vào. Giúp cho kế toán rút ngắn được thời gian xử lí, dễ dàng trong việc kiểm tra, theo dõi BCTC. Đa dạng trong việc xuất báo cáo, có thể xuất dưới dạng tệp Excel, Word hoặc PDF.
9. Nhà quản trị được cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ và chính xác
Khi có phần mềm kế toán hỗ trợ, kế toán cung cấp được số liệu kịp thời tới nhà quản trị. nhà quản trị nắm bắt được số liệu một các nhanh chóng chính xác, phân tích được tình hình doanh nghiệp kịp thời, , đưa ra các biệp pháp tránh được các hậu quả khó lường cho doanh nghiệp
10. Quản lý dòng tiền tốt
Dòng tiền được coi là yếu tố then chốt và là giá trị cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của công ty. Bất kể quy mô kinh doanh của bạn là gì, thì dòng tiền đều đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp đó. Quản lý dòng tiền là điều mà DN quan tâm và chú trọng, quản lý dòng tiền như nào cho đúng đắn và hiệu quả?
Quản lí dòng tiền phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát dòng tiền một cách hợp lý, hạn chế được các rủi ro tiền ẩn. Giúp doanh nghiệp năm bắt được tài chinh công ty. Từ đó lựa chọn đầu tư, phát triển doanh nghiệp.
#loiichphanmemketoan #phanmemketoan #ketoan #loiichsudungphanmemketoan