I. Quản lý tài chính là như nào?

Quản lý tài chính là quá trình sử dụng nguồn tài chính của DN một cách hiệu quả và an toàn nhất. Quản lý tài chính có thể là quản lý công nợ, quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý quỹ..v..v.. từ đó giúp DN kiểm soát được dòng tiền thu vào, chi ra cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và đưa ra các phương án khắc phục, định hướng tối ưu nhất để phát triển đưa DN tiến xa trong tương lai

II. Vậy làm thế nào để tối ưu hóa quản lý tài chính của DN với phần mềm kế toán?

1. Xác định như cầu của DN và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Đầu tiên, DN cần phải xác định được nhu cầu sử dụng  phần mềm kế toán với mục tiêu gì? DN cần gì ở phần mềm kế toán? ví dụ: phần mềm kế toán có độ chính xác cao, linh hoạt và tích hợp nhiều chức năng bao gồm quản lý dòng tiền; quản lý chi phí; quản lý kho v.vv.. và DN đang hoạt động trong lĩnh vực nào? với quy mô ra sao?

Sau khi xác định được nhu cầu, DN nên tìm kiếm phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của DN. DN có thể tìm ở trên các trang web, diễn đàn, bạn bè, đối tác, khách hàng mua trước..…để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất. Quan trọng nhất, phần mềm kế toán đó phải tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý tài chính như quản lý kho, quỹ, xuất kho, nhập kho, lưu trữ hóa đơn và BCTTC. Ngoài ra phần mềm kế toán đó phải dễ sử dụng, đa nền tảng và có  sự hỗ trợ tốt

2. Đào tạo nhân viên

Việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế toán cũng khá quan trọng với mọi DN. Kế toán sẽ làm quen với phần mềm đó xem có gặp trở ngại, khó khăn hay rắc rối gì khi sử dụng phần mềm hay không? DN phải đảm bảo rằng tất cả các kế toán có liên quan đến quản lý tài chính đều được tiếp cận sử dụng phần mềm, có kiến thức về phần mề. Điều đó sẽ giúp được việc quản lý tài chính của DN đạt hiệu quả cao hơn, giảm sai sót trong quá trình sử dụng phần mềm

4. Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống khác

Phần mềm kế toán là chương trình có sự liên kết với nhau giữa các quy trình kế toán. Đặc biệt về dữ liệu phần mềm còn được tích hợp từ nhiều hệ thống như hệ thống bán hàng, hệ thống quản lý kho, hệ thống thanh toán trực tuyến…. Giúp kế toán tiết kiệm thời gian, tránh được các lỗi sai sót trong quá trình nhập liệu đưa lên được báo cáo lên sổ một các nhanh chóng kịp thời, giảm thiểu chi phí

3. Thiết lập hệ thống quản lý tài chính

Thiết lập hệ thống quản lý tài chính là một quá trình khá phức tạp nhưng nó rất quan trọng với DN. DN cần xác định quy trình tài chính 1 cách rõ ràng và chi tiết từ việc nhập dữ liệu đến kiểm tra theo dõi và lên báo cáo như nào cho phù hợp với DN. Từ đó DN theo dõi thông tin chính xác, kịp thời, giảm thiểu được các rủi ro tiền ẩn.

Chẳng hạn như quản lý công nợ: DN đảm bảo được quá trình thu nợ đúng hạn. kiểm soát được các loại nợ, loại bỏ các khách hàng có khả năng là nợ khó đòi. Quản lý kho: DN theo dõi được sản phẩm tồn kho, tìm kiếm sản phẩm. giám sát được hàng tồn kho, đưa ra giải pháp xử lý, phương pháp để hạn chế được hàng tồn kho nhất cố thể

5. Theo dõi, kiểm soát và đánh giá tài chính

Sau đó theo dõi kiểm soát dữ liệu ngay trên phần mềm kế toán do kế toán nhập liệu, cung cấp. Chẳng hạn: Theo dõi lãi lỗ, lợi nhuận để tối ưu ra sao, kiểm soát nguồn vốn, ngân sách trong quá trình hoạt động kinh doanh hay đầu tư. Từ đó đánh giá được hiệu quả tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và nắm bắt cơ hội phát triển DN trong tương lai

Như vậy, việc quản lý tài chính rất quan trọng trong mỗi DN, nó trở lên dễ dàng hơn và dễ kiểm soát hơn khi có tham gia hỗ trợ của phần mềm kế toán. Có thế hiểu phần mềm kế toán là “người trợ lý” đắc lực trong xử lí số liệu, nhập liệu, lên sổ lên báo cáo. Giúp cho doanh nghiệp năm bắt thông tin dễ dàng, kiểm soát nguồn vốn nguồn lực, ngoài ra còn giúp cho DN lên được những kế hoạch cụ thể và phương hướng phát triển DN trong tương lai